Макроси і їх створення в додатках Microsoft Office (Теорія)

Макроси і їх створення

Макроси – це програмний алгоритм дій, записаний користувачем. Дуже часто кажучи про макроси вживають такі терміни як макрокоманда і макровизначеннями. Все це одне й те саме.

Якщо у вас є хоча б невеликий досвід роботи з комп'ютерними програмами в будь-якій з операційних систем, то для вас не секрет, що при вирішенні багатьох завдань дуже часто доводиться виконувати одну і ту ж послідовність операцій. Однак в Microsoft Office замість багаторазового повторення однієї і тієї ж послідовності дій ви можете записати макрос (Macro), який буде автоматично виконувати необхідну послідовність дій замість вас.

Таким чином, макроси являють собою засіб, за допомогою якого можна описати довільну послідовність дій користувача для її подальшого багаторазового виконання. Для багатьох VBA-програм – серед них Microsoft Word, Excel, Assess, Power Point і так далі – макроси можна створювати за допомогою як мови Visual Basic for Application, так і спеціальних функцій Microsoft Office, які використовуються для інтерактивного запису макросів. Ці функції дозволяють записувати всі виконувані користувачем дії в процесі його роботи з додатком – до тих пір, поки не зупиниться запис. Після зупинки, записана послідовність дій зберігається у вигляді пойменованого макросу. Таким чином, ви зможете користуватися ним кожен раз, коли буде потрібно повторити виконання записаної в ньому послідовності операцій.

Слід зауважити, що незалежно від того, чи працюєте ви в Word, Excel, Assess, або Power Point, створення нового макросу здійснюється одним і тим же способом, за допомогою макрорекордер.

Макрорекордер – це засіб для автоматичного створення VBA-програм, які називають макросами.

Макроси в Microsoft Office

Починаючи з версії MS Office 2007 в інтерфейс додатків внесені істотні зміни. Так в версіях MS Office 2007, 2010, або 2016 з'явилося таке поняття як «стрічка». Вона замінила собою меню, панель завдань і панелі інструментів, які використовувалися для роботи в додатках пакета MS Offiice 2003.

Стрічка додатка Microsoft Word 2016

Малюнок. Стрічка додатка Microsoft Word 2016 з відкритою вкладкою Вигляд, на якій в групі Макроси обрана команда меню Запис макросу

Ця «стрічка» була розроблена для спрощення доступу до функціональних можливостей додатків. Стрічка об'єднує кілька вкладок, кожна з яких складається з декількох груп елементів управління, близьких за значенням. Вкладки орієнтовані на виконання завдань, групи на всіх закладках розбивають задачу на її складові, а кнопки команд, списки, меню та інші елементи управління в кожній групі служать для виконання окремих команд (більш докладно про це ми поговоримо в наступних уроках).

Слід зазначити, що діалогове вікно «Запис макросу» в різних додатках MS Office (Word, Excel, або Power Point) виглядає дещо по-різному, але правила запису нового макросу для всіх додатків однакові.

Правила запису макросу:

  1. Ім'я макросу має починатися з літери, хоча всередині імені можуть бути і цифри, і символ підкреслення.
  2. Ім'я макросу не може включати прогалини, або знаки пунктуації (спеціальні символи).
  3. Максимальна довжина імені макросу становить 80 символів.

Якщо ви хочете назвати макрос ім'ям, що складається з декількох слів то зробити це можна двома способами:

  • або написавши слова з символом нижнього підкреслення (Приклад: Мій_перший_макрос);
  • або написавши все разом, але кожне слово з великої літери, щоб було зручніше читати і розуміти, що це за макрос (Приклад: МійПершийМакрос).

В залежності від програми, в якій створюється макрос (редактор Visual Basic, Word, Excel), діалогове вікно «Запис макросу» може містити різні поля і опції – наприклад, поле опису макросу, поле для вказівки місця зберігання тексту макросу, яка призначається макросу комбінацію клавіш для його виклику і т.д.

Наприклад, в діалоговому вікні «Запис макросу» додатка Excel 2016 присутнє поле «Швидкий доступ», в якому можна вказати бажану комбінацію клавіш, яка буде використовуватися для швидкого виклику даного макросу (комбінація клавіш <Ctrl+клавіша>). Це стане в нагоді вам в тому випадку, якщо ви збираєтеся часто використовувати записуваний макрос.

Запис макроса в Excel

Малюнок. Діалогове вікно «Запис макросу» в Microsoft Excel 2016

У додатку Word в діалоговому вікні «Запис макросу», на відміну від Excel, в групі «Призначити макрос» є ще дві кнопки: кнопці (button) і клавішах (keyboard). Ці кнопки дозволяють або привласнити функцію виклику макросу новій кнопці на панелі інструментів, або призначити для нього деяку комбінацію клавіш швидкого виклику. Після клацання на будь-якій з цих кнопок розкриється ще одне діалогове вікно, в якому необхідно буде зробити відповідні призначення.

Запис макроса в Word

Малюнок. Діалогове вікно «Запис макросу» в Microsoft Word 2016

Слід зазначити, що для всіх додатків MS Office в діалоговому вікні «Запис макросу» є і деякі загальні елементи:

  • Поле «Ім'я макроса» – тут вказується ім'я записуваного нового макросу. За замовчуванням VBA поміщає в це поле значення Макрос1.
  • Поле «Опис» – в нього записується довільний текст, тобто коментар про те, для чого призначений даний макрос. За замовчуванням VBA заповнює це вікно інформацією про те, де і ким був створений даний макрос (дата запису макросу і ім'я користувача).
  • Список «Макрос доступний для», або «Зберегти в" – містить перелік тих документів, в які створюваний макрос може бути збережений. В Word макроси можна зберігати тільки в файли документа формату .docm, або в файли шаблонів документів .dotm. Крім того, макрос можна зберегти в шаблоні формату Word 97-2003 (.doc або .dot). В Excel макроси можуть бути збережені в робочій книзі формату .xlsm або .xlsb, в шаблоні формату .xltm, а також в документах формату Excel 97-2003 (.xls).

Прямою вказівкою про початок запису макросу у всіх додатках є клацання на кнопці ОК в діалоговому вікні «Запис макросу». Якщо ви записуєте макрос в додатку Word, то після того як ви натиснете ОК у вікні програми з'явиться курсор миші з невеликим зображенням магнітофонного касети. З цього моменту і поки ви не натиснете «Зупинити запис» всі ваші дії будуть записані і поміщені в макрос. Тобто всі ваші дії збережуться у вигляді VBA-програми, записаної як макрос із заданим ім'ям в зазначеному документі.

Крім того, в Word запис макросу можна тимчасово призупинити, натиснувши на команду меню «Пауза» і відновити, якщо клікнути по цій команді повторно «Відновити запис».

На цьому теорію думаю можна закінчувати. Переходимо до практики, і в наступному уроці ми з вами створимо свої перші макроси в найпопулярніших офісних додатках – Word та Excel

АВТОРИЗАЦІЯ